【書籍感想】99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ

今回からですが
たまに書く記事のネタが枯渇する(汗
事がありました為、ブログで扱う話題の一つに
読書ネタを追加したいと思います。

実は読書好きなんです。

今回は
「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ」
という2012年に発売されたビジネス書ですね。

本の概要としては
はきちがえた「まじめ」さは「みじめ」な結果を招く。
仕事を効率的に進めて、目標を達成するヒントを教える。

そんな本ですね。
特に「今すぐ出来る事」を重要視した系のビジネス書。

報連相のコツ

ホウレンソウと言われる
報告、連絡、相談ですね。

これについて様々なコツ、テクニックが書かれています。

本全体の内容として
「ごくごく一般的で当たり前の事を
 ちょっとしたテクニックを紹介しながら教えてくれている」

というような内容だと思います。

超奇抜な事
とか
とんでもない裏技

なんてものは無い訳ですが

そもそもこういうビジネス書では
「当たり前の事を当たり前にやる事がいかに難しいか」
という事を説いていたりします。

それは実のところその通りですね。

正論、当たり前の事をその通り出来ている人間というのは
その時点で大半のビジネス、社会の中では優秀な人間
という事になると私も思いますので。

内容としては
・伝わりやすい、解りやすい説明をしなさいよ。
・様々な言い方を気を付けなさいよ。
・相手の聞きたい事に答えなさいよ。
・早め早めに情報を報告しなさいよ。
・対面、電話、メールの使い分けに注意しなさいよ。

とかそんな感じでしょうか。

私が一つだけ気になったのは
「コンプリーテッドスタッフワーク」
についてです。
これは完成した仕事という意味で

忙しい上司も多いから
上司に負担をかけず、仕事を最速で進める
ホウレンソウを考えなければいけない。

その為には
上司が「YES、NO」「GO、NO」答えられるような
次に進められる形に整理して報告する

そうすると仕事がスムーズになって良い。
というような紹介がされてますが

これは結構ケースバイケースなんだろうと思います。
まず大きな問題があった場合などには

第一に報告には
「情報のスピード」が大切でしょう。

この際、細かい事象の整理や考察は重要ではありません。
情報の鮮度のみが最大の価値になります。

一方で緊急性が低い内容の場合や
一時的な鮮度の高い情報報告をした後の

持続していく第二、第三の報告では
まさに、上司が端的に判断、回答が出来るレベルの
情報整理をした上で報告する必要があるんだろうと思います。

また、上司によってのクセ、性格が反映される項目かと思います。
上司によっては
必ずしも「コンプリーテッドスタッフワーク」を求めていない
という可能性もあります。

ある程度、上司の仕事観を把握した上で
対応を考えるのが適切なんじゃないかと思います。

それを把握出来ないうちは
まずは
「報告し過ぎ」
くらい報告しておけば良いと私は思います。

報告し過ぎて発生する問題など
報告し無くて発生する問題に比べれば
大きな事ではありません。

上司から
「そこまで報告し無くて良い。」
「この位の事は整理、総括して上げてくれ。」

と言われればそうする。

まさにケースバイケースですから
必要なタイミングを把握して
「コンプリーテッドスタッフワーク」
を実践する事が大切ではないかと思います。

会議のコツ

ここでは
・時間に気を付けなさいよ。
・何を話し、何を決めるか明確にしなさいよ。
・必要あれば根回ししなさいよ。
・話し方に気を付けなさいよ。
・議事録は当日出すのがベストですよ。

とか、全部では無いですがそんな事が書かれてますね。

概ね全て当たり前の正論であり、

そして中々そうは言っても実践するのは難しい。

そういう事なんだろうと思います。

ただやはり会議では


1.何かを決める、何かを話す

2.会議後の個々のアクションを明確にして動いてもらう

3.間違いが無いように会議の記録を残しておく

こういう事なんだろうと思います。

それをいかに効率的に間違い無くやるか。
具体的にはどういう風にすれば良いのか?

そういうアドバイス、テクニックが書かれている感じでしょうか。

日本人のホワイトカラー(知識労働者)
の生産性が低い原因として

・会議が長い。
・日本人は結論を言わない。
 何を言いたいのか最初に明確にならない。

というような事を指摘されています。

まぁその通りだろうと思います。

強調性や和を重んじる民族性
結論が最後に来る日本語の特性

なんかがビジネスを進める上で
良く無い方向性にあるという事だと思います。

個人的に結構、耳が痛いなぁ・・・と思った事が

若手中堅ベテランに限らず、立ち上がってホワイトボードに
書き始めるヤツは大抵優秀。

という
ホワイトボードの法則

が紹介されてました。

これもほぼ、その通りだろうと思いますね。

この人達は物事を可視化する事で
議論の空中戦を避けて
解りやすく共有させる事で効率化を図っているんでしょう。

タイピングが主流になっていく時代の中でも
「手書き」で書くという事は
結構あります。

PCを持ち込んで会議する仕事場もたくさんありますが
まだまだ
ホワイトボードやメモ帳に書き起こすしかない
会議をしている職場もたくさんあります。

私なんかは
漢字が大の苦手
なので、手書きで書き起こすというのが下手くそで

これは実に耳が痛い話でした。

メールのコツ

これは特に一般的な事の紹介が多かったように思います。

・書き方工夫しなさいよ。
・なるべく早く返信しなさいよ。

とか。そんな感じ。

私が気になったのはメールの場合

相手を役職呼びではなく「さん」で
書く方が良いとありました。

昨今、異動、降格、逆転人事もありますからね。

役職が変わっている事に気付かずに
役職呼びでメール発信していると
逆にコミニュケーションに悪影響が出てくる恐れがあります。

これ、
私も全くの同意見
なのですが
会社、上司によってはつまらない慣例みたいなものもあり

逆に役職呼びしない事で機嫌を損ねる
あるいは会社の中での風紀に反する

という事もあり得るので
「ケースバイケース」という事になってしまうんだろうと思います。

同様に一人称に
小職、当職、弊職
という職名で自分を表現するのも
いかがなものか?

一人称は「私」にすべきという記載もありました。

全く同意見です。

まぁこれは旧官僚の表現で
割と現代の労働組織環境の中では廃れつつありますが

無くすべきでしょう。

私からのお願いですが・・・
というのと
小職からのお願いですが・・・

というのでは
切実さが違って聞こえますよね。

文書作成のコツ

文書作成には様々なビジネス本があり
様々なテクニックが紹介されているので

一概にどれが良いのか?

というのが解り辛いですが

この本ては比較的一般的な事を紹介してると思います。

ただ細かい所は
職場のルール、フォーマットがあれば
それに従う必要がありますし

上司の好みによっても細かい表現、作成方法は
評価が変わってくると思います。

「見やすい資料の定義とはどんなものなのか?」

っていう全体像が把握出来れば良いんじゃないかと思います。

資料作成という点では無いですが
「紙資料は会議15分後に必ず廃棄する」
という筆者のスタンスの記載がありました。

今はデータの時代ですし
ほとんどの職場で使う資料量は膨大です。

紙資料は極力データ化をして紙を廃棄していく。

これは今の世の中では率先して取り組んでいかなければいけない
事だろうと共感出来ました。

コミニュケーションのコツ

これも文書作成と同様かそれ以上に

いろんな解説書、ビジネス書で世の中溢れかえってる

ぐらい本が多いジャンルですね。

コミニュケーション

この言葉に苦しめられる人はたくさんいると思います。

この本に書いてある事は
王道で簡単な事が書かれているという印象です。

それでも実践するのは大変かもしれませんが。

・話を良く聞く
・相手の名前を覚える
・相手のプロフィールに興味を持つ
・アフター5にも気を使う
・ポジティブな発言を
・摩擦を恐れるな!

というような事が書いてありますね。

コミニュケーションというのは
やはり良くも悪くも
「人たらし」になれるかどうか?

という所だと思います。

私も得意じゃないので
ハッキリ言って
「そうは言っても中々難しいだろ」

と思ってしまいますが

コミニュケーションというのは
天性の才能という人もごく僅かにいるでしょうけど

基本的には

後発的に身に付ける「テクニック」だと思います。

なのでそれこそ学問と一緒で

一生懸命勉強して上手くなろう
と思わなかったら
ごく一部の天性の才能の持ち主以外は

上手にならないでしょうね。

個人的にはそれを
仕事の中で高めていくのは
よほど仕事が好きで無い限りは

大変×大変
の二重苦になってしまいますので

最初から苦手だなと思う人は

なるべく好きな分野から
人との繋がりを意識して
コミニュケーションについて考えていく。

そういうステップを
踏んでいくのが大切では無いかと思います。

勿論、仕事をしているのであれば
最終的にビジネスの現場で役に立つレベルが
求められる訳ですが

100Kg以上の太っている人に
いきなりフルマラソン走り続けて
体重半分まで落とせ!

というのは無理あるでしょう。

まぁコミュニケーションというのは
何も仕事だけに役立つものではなく

人生において、あればあるに越したことはない
スキルだと思います。

この本を読んでおいて何ですが

自分の出来るレベルから始めていけばいいんじゃないかと
私は思いました。

時間のコツ

ここでは

・時間に遅れるな、人の時間を無駄にするな。
・優先順位をハッキリと。
・すぐやる。
・マルチタスクで物事を進めよ。

全部じゃないですがそんな事が書いてあります。

概ね正論ばかりだろうと思うんですが
個人的には
・すぐやる
・朝型を試す

というテクニックの紹介がありましたが
これは
「大半はそうかもしれないが、
 細かく言えばケースバイケースだろう」

と思います。

すぐやる努力をする事は大切ですが

余りにも結果が伴わない結果、状況であれば

時間を置く事が解決の近道になる事もあります。

朝型推進は
大半の人間には効率アップに当てはまりますが

100%では無いという事も忘れてはいけません。

ロシアのプーチン大統領なんかは
完全な夜型らしいですね。
余談ですけど。

まぁ朝型と夜型のどちらが自分の体質的に
良いかをしっかり把握しておく必要はあると思います。

チームワークのコツ

・人を大切にせよ。
・人には動いていただくもの。
・任せる勇気を持つ。
・率先して自分がボール(仕事)を取る。
・苦手な人がいても良い。
・リーダーを見極める。

というような事が書いてありましたね。

3つほど面白いなと思った記載があったので紹介します。

1つ目.「あいつは使えない」は敗北宣言と考える
これは別にチームリーダー側からメンバーに対する事だけではなく
その逆も含めですが
筆者はこれを言ったら
「チームワーカーとして敗北宣言だ」
とまで言い切っています。

この言葉はアイツは使えないという意味では無くて
「自分には使う能力が無い」という意味だと認識すべき
と提言してます。

私もその通りだと思います。

この筆者も多少触れてますが
・・・とは言っても相性の悪い相手というのはいます。

相手が法律に反しているとか言うレベルで
事の正当性が欠落していればやむなしですが

そうでは無く相性問題の範囲内だとすれば

「自分にこの人を使う、あるいは一緒に仕事する能力は無い」

という冷静で謙虚な判断をする事。

それが自身の成長にも繋がるんだろうと思います。

2つ目.多重人格になる。
たくさんの人が働く職場では
相手によって仮面を付け替える事も
物事を円滑に進める上では重要だと筆者は述べてます。

面白い考え方ですね。

自分の芯の部分をどこまでだったら変えても良くて
どこから先は絶対に譲れない。

みたいな線を決めておく事が必要かもしれません。

3つ目.「能力」と「やる気」の2軸でリーダーを考える

1.能力がありやる気もある上司
 →最高の上司、自分のキャリアモデルとして是非参考にすべき。

2.能力はあるが、やる気は無い上司
 →老兵的な人、長く付いていくのはオススメ出来ないが
  相談役として適宜活用していきたい。

3.能力が無く、やる気も無い上司
 →注意が必要。あんまり得るものは無い。

4.能力が無いが、やる気はある上司
 →激ヤベェ。とにかく距離を置きたい。

聞くと思う所ある人も結構多いんじゃないかと思う。
そんなテーマではありますね。

似たようなテーマで他の本でこう言う記載がありました。

世の中には二種類の馬鹿がいる。

「自分が馬鹿だと思っている馬鹿」

「自分は賢いと思っている馬鹿」

前者の馬鹿と後者の馬鹿では危険度が雲泥の差だ。

能力が無いが、やる気がある上司は
ケタ違いに危険性が高いという訳ですね。

目標達成のコツ

ここでは
・他人と比べるな
・メンターを持って相談せよ
・体調管理をせよ

とか実際には10以上の様々な事が書かれてます。

いろいろあると思います。

私はその中でも一番共感出来たのは
自分で限界を作らないというマインドセット
の話でした。

精神論だという意見もありそうですが

出来ると思っても出来るかどうかは解らない。
しかし
出来ないと思ったら絶対に出来ない。

そういう事ですね。

後は、仕事の中でどうやって上記のように
考えられる位にモチベーションを高める事が出来るか?

という事。
そこが実際は難しい事なんだろうと思います。

おわりに

ビジネス書というのは
結構、本によって書かれている事も違いますし

読んだだけでは役に立たないけど
読んだだけで成長したような錯覚をしてしまう。

というのが厄介だろうと思います。

ハッキリ言って私なんかも
結構いろんな本を読みますし
中には、実用書的な本も多々読みます。

しかし、だからと言って
その通りにガンガン成長していくか?
っていうとそんな事は無いんだろうと思います。

ビジネス書はまさに実用書ですから

1.内容に納得する

2.実践する

ここまでいかなければ身にはならない
と思います。

読んで
「それは違うな」
と納得できなければそれまでですし

読んで
「そうだな」
と思っても、それで終わりにしたら意味無い訳で・・・

腹に落とし込んで
落とし込めたら、実践をする。

それが最重要であり
同時に一番、難しい事でしょうね。

そんな訳で今回はここまで。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました♪

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